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Überleben mit EMails

Heut zu Tage ist es leider so, dass viel zu viel Zeit für E-Mail Bearbeitung aufgewendet wird. Damit meine ich nicht, das man „echte“ E-Mails von SPAM E-Mails unterscheiden muss, das übernimmt meist schon ein Programm, Firewall oder eine einfache Outlookregel für uns. Genauso wenig wie die Beantwortung oder den Prozess, der durch die E-Mail angestoßen wird.

Nein,ich meine, dass viel zu viel Zeit damit verloren geht, eine E-Mail die man gerade bekommen hat, nur schnell zu überfliegen, oder sich Gedanken zu machen, weil diese kurz am rechten unteren Rand aufblinkt, oder man ein Signalton vom Handy hört. Egal, ob das eine oder andere, man lässt sich dadurch von seiner Arbeit ablenken, das wiederum verursacht einen vielfachen Verlust an Zeit, da man sich erst wieder neu konzentrieren muss, um weitermachen zu können.

Wer kennt das nicht? Man fängt sofort zu überlegen an, von wem die E-Mail gekommen sein kann, oder ob sie so wichtig ist, dass man sofort reagieren sollte und genau dadurch leidet die Arbeit, die man gerade machen wollte.

Was kann man nun dagegen tun?

Mein Lösungsvorschlag wäre, dass man diese störenden Regel deaktiviert. Das bedeutet keine sofortige Benachrichtigung beim Eintreffen einer E-Mail. Weder vom Outlook noch vom Handy oder von einem Nachbarn (z.B.:Sekretärin). Und statt dieser sofortigen (Störung) Benachrichtigung, sollte man sich, wie mein Chef, einen Stundenkalender anlegen. Damit meine ich, dass man sich seinen Arbeitstag in 1h – 2h Blöcke aufteilen sollte und in den jeweiligen Unterbrechungen der Blöcke (also höchstens alle 2h) in seinen Posteingang nachsehen kann, welche E-Mails gekommen sind.

Ich weiß, dass einem 2h ziemlich lang vorkommen können, wenn es ein Problem gibt, aber wenn es sich wirklich um ein schwerwiegendes Problem handeln sollte, wird dieses sicher über einen Anruf und nicht über eine E-Mail gemeldet werden, oder?

 

Zu diesem Thema habe ich noch einen sehr guten Artikel auf www.orf.at gefunden.:

Wege aus der E-Mail-Flut -> hier

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