Apr 13
DSGVO Verordnung Urteil

Fit für die DSGVO??

Großes allgemeines Umsetzungs-Defizit: Jedes dritte Unternehmen noch nicht im Ansatz auf die DSGVO vorbereitet

Da es voraussichtlich weiterhin Thema bleiben wird - vor allem wohl nach Einführung - wollen wir nun auch mal einen kleinen Beitrag zur DSGVO bringen. Man muss ja dem Trend folgen...

DSGVO - gut gemeint, aber…

Ab Ende Mai ist es soweit: Die besorgniserregende Datenschutz-Grundverordnung tritt in Kraft und wird große Auswirkungen in Form eines EU-weit geltenden Datenschutzrechts haben. Die Absicht dahinter mag ja positiv sein: Ein besserer Schutz der persönlichen Daten in Zeiten von wachsender Digitalisierung, Social Media wie Facebook, WhatsApp etc. Soweit sogut.

Für uns Unternehmen ist das alles eine reine Tortur bzgl. Verwaltungsarbeit, wenn jedes noch so kleine Detail in Form von Verarbeitungsverzeichnissen (vorher: Verfahrensverzeichnis) festgehalten werden muss. Außerdem zählen ja nicht nur die Kundendaten zu den personenbezogenen Daten. Da gibt es ja noch die Mitarbeiter und alle Geschäftspartner, sowie Personen, mit denen man schon lange nichts mehr zu tun hat. Der Anwendungsbereich der DSGVO ist enorm, weil selbst IP-Adressen zu schützen sind.

DSGVO und Datenschutz

"Brauchen wir eigentlich Verfahrens-Verzeichnisse für unsere Verfahrens-Verzeichnisse??!" (klenner.at)

Es besteht nun bald (oder eigentlich schon jetzt) ein gewaltiger Mehraufwand, da alle Prozesse und Verträge genauestens durchleuchtet, oder komplett neu organisiert, sowie umfassend dokumentiert werden müssen. Die neuen Dokumentations- und Transparenzpflichten verlangen das. Man muss sogar festhalten WIE man personenbezogene Daten erhebt. Und die paar Ausnahmen, die in der Verordnung gemacht werden, betreffen praktisch fast niemanden…

Angesichts der Dimension die das "Projekt DSGVO" angenommen hat, ist die Zeit bis zum 25. Mai 2018 mehr als knapp bemessen. Besonders problematisch ist es oft für die kleineren KMUs unter uns, die nichtmal genügend Manpower haben, um das alles innerhalb kürzester Zeit umzusetzen. 

Noch schlimmer gestaltet sich die Situation für diejenigen Unternehmen, die sich bisher noch gar nicht damit auseinandergesetzt haben - in deren Haut wir nicht stecken möchten. klenner.at hat auch schon einiges unternommen, um für die DSGVO sogut es eben geht gewappnet zu sein und in keine großen Fettnäpfchen zu tappen, sollte die Verordnung wirklich mit aller Härte durchgeboxt werden. Man weiß es ja leider nicht. Bei unzureichender Datensicherheit drohen Bußgelder bis zu 4% des gesamten weltweiten Jahresumsatzes.

Aber wie immer wollen wir auf Nummer Sicher gehen - und das nicht nur bzgl. Virenschutz oder Backups!


Datenschutz von vornherein

Hier sind die "TOMS" (den technischen und organisatorischen Maßnahmen) wichtig, die dem Stand der Technik entsprechen müssen. Dazu gehört u.a. die Belastbarkeit der IT-Systeme. Damit hängt auch die Entwicklung von neuen Produkten, Diensten und Anwendungen zusammen, die mit den Datenschutz-Grundsätzen übereinstimmen müssen ("privacy by design"). Software soll nur noch soviel Daten erheben, wie es zur Zweckerfüllung notwendig ist (Daten-Minimierung).

Interne Kommunikation im B2B - Datenschutz fängt bei den Mitarbeitern an

Die Wahl der Systeme und Anwendungen gilt es also zu beachten. Aber was heißt das? Oft kommunizieren Mitarbeiter über eine breite Palette an Lösungen, welche eigentlich nicht für den professionellen bzw. geschäftlichen Einsatz konzipiert sind. Gerade für Mitarbeiter, die keinen festen Arbeitsplatz haben oder oft unterwegs sind, sind Facebook, Whatsapp etc. willkommene Hilfsmittel im Arbeitsalltag. Einige von euch werden das sicher auch kennen.

Für die vertrauliche, interne Kommunikation muss in Zukunft definitiv eine andere Lösung gefunden werden, da hier keine Datensicherheit gewährleistet werden kann. Whatsapp und Co. Übermitteln laufend Daten zwischen Sender- und Empfängergeräten. Dabei gelangen Adressbücher, Statusanzeigen und Infos über das Nutzerverhalten direkt an Server in den USA. Das ist so ziemlich das Gegenteil von dem, was die DSGVO im Sinne hat.

Bei den gängigen Social Media Tools fehlen oft MDM (Mobile Device Management) Optionen oder Schnittstellen für entsprechende Integrationslösungen. Kurz gesagt: Ab Ende Mai sollten Mitarbeiter solche Anwendungen besser nicht mehr geschäftlich nutzen und am besten erst gar nicht auf dem Smartphone haben, insofern Sie darauf geschäftliche Daten verwalten. Arbeitgeber sollten daher über Firmen-Handys nachdenken.

Wenn man nicht ernsthaft ins Visier der Datenschützer geraten will, empfiehlt es sich als Alternative unternehmensinterne Kommunikationsplattformen einzusetzen. Es gibt professionelle Mitarbeiter-Apps, die die gesamte interne Kommunikation in einer datenschutzkonformen Anwendung bündelt, externe Systeme integriert und die Kommunikation aus privaten Social-Media-Kanälen ins Unternehmen personalisiert zurückholt.

Anforderungen an eine datenschutzkonforme Mitarbeiter-App bzw. die interne Kommunikation findet ihr unter diesem  Link.
Eine gute Übersicht bzw. die empfohlene Herangehensweise für Unternehmen bei diesem Thema ist in diesem Artikel von SearchSecurity beschrieben.

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